Tips & Tricks

Najprawdopodobniej już używałeś PDFów w firmie albo w życiu osobistym i doceniłeś korzyści, które ten wszechstronny format może zaoferować. Ale czy wiesz, że format PDF można dostosować jeszcze lepiej do potrzeb biznesowych użytkownika? Poniżej znajduje się kilka bardzo ważnych standardów PDF, które znacząco mogą zmienić sposób drukowania, archiwizowania i wymiany dokumentów.

Rozwiązania oferowane przez Solid Documents dla PDF/A

• Solid PDF Tools - rozwiązanie biurowe dla PDF/A (sprawdzanie poprawności, tworzenie i konwersja)
• Solid Framework - rozwiązanie dla programistów oprogramowania dla PDF/A (sprawdzanie poprawności, tworzenie i konwersja)

PDF/A – Standard PDF dla długoterminowej archiwizacji

Co to jest PDF/A?

We wrześniu 2005 r. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) przyjęła nowy standard PDF/A dla archiwizacji dokumentów elektronicznych. Zgodnie z normą ISO 19005-1, PDF/A jest pochodną PDF, która "oferuje mechanizm przedstawiania dokumentów elektronicznych w sposób, który zachowuje ich wygląd w czasie, niezależne od narzędzi i systemu użytego do tworzenia, przechowywania lub renderowania plików."

Oznacza to, że przechowywane PDFy muszą być samowystarczalne. PDF/A osiąga samowystarczalność przez osadzenie informacji (treść, kolor, czcionki, obrazy, tekst, itp.) potrzebnych do wyświetlania dokumentu, wewnątrz tego dokumentu. Innymi słowy, PDF/A nie wymaga żadnych dodatkowych zewnętrznych informacji, aby został prawidłowo wyświetlony. Jednakże, dla osiągnięcia samowystarczalności tego formatu, muszą zostać wyłączone niektóre funkcje dozwolone w standardowych plikach PDF, takie jak filmy, dźwięk i przezroczystość.

Klasyfikacja dzieli PDF/A na dwie czśści: PDF/A-1 i PDF/A-2. Pierwsza część PDF/A-1 dzieli się na dwie kategorie: PDF/A-1a i PDF/A-1b. Podstawowa różnica między PDF/A-1a i PDF/A-1b to sposób, w jaki pozyskiwany jest tekst:

• PDF/A-1a: Ten poziom, określany jest również jako Level A Conformance (poziom zgodności A), jest całkowicie zgodny z normą ISO 19005-1. Wersja ta zawiera tagowanie, tak że tekst może być pozyskany i przeglądany przez wiele urządzeń łącznie z podręcznymi.
• PDF/A-1b: Określany jako Level B Conformance (poziom zgodności B) ta kategoria jest uważana za minimalny poziom zgodności z PDF/A. Ten poziom gwarantuje odczytywanie i wyświetlanie dokumentu na monitorze komputera, ale czytelność tekstu nie jest gwarantowana.
• PDF/A-2: To jest nowszy składnik standardu PDF/A i jest wciąż opracowywany przez Komitet Techniczny. Zasadniczo, PDF/A-2 będzie obsługiwał kilka z najnowszych funkcji dodanych w PDF Reference, jak podpisy cyfrowe.
• PDF/A-3: PDF/A-3 is based on the ISO standard 32000-1 and offers support for embedded files.

Co to oznacza dla firmy...

PDF/A jest nowym standardem, który zrewolucjonizuje sposób archiwizowania przez firmy i instytucje administracyjne krytycznych dokumentów i akt. Obecnie wiele firm archiwizuje swoje dokumenty przechowując ich papierowe kopie. Inną aktualną metodą archiwizacji jest korzystanie z mikrofilmów i mikrofiszek. PDF/A jest zaprojektowany w celu zastąpienia wszystkich tych metod jednym znormalizowanym formatem, który można łatwo aktualizować, przeszukiwać, jest łatwy uporządkowania, wydajny, przenośny, a przede wszystkim trwały. Dla firm, oznacza to niskie koszty, małą ilość zajmowanego miejsca w porównaniu do przechowywanych stosów dokumentów i skoroszytów w archiwum. Ponadto, ponieważ jest to format elektroniczny, łatwo można przechowywać zarchiwizowane dokumenty w wielu miejscach, czyniąc je znacznie mniej podatnymi na pożary, powodzie lub inne klęski żywiołowe.

PDF/X – standard PDF dla przygotowanych danych

Co to jest PDF/X?

PDF/X, podobnie jak PDF/A jest podzbiorem PDF. Celem PDF/X jest zapewnienie projektantom, ilustratorom, inżynierom i grafikom elektronicznego formatu pliku, który może być poprawnie wydrukowany przez każdego usługodawcę. PDF/X pozwala uzyskać całkowitą zgodność, nawet gdy, pliki są przetwarzane w wielu miejscach przez osoby używające różnych urządzeń. Ten format jest najbardziej przydatny dla wewnątrzfirmowych transferów plików gotowych do wydruku, gdy nadawca informacji i odbiorca nie mają silnego powiązania. Oprócz zapewnienia doskonałego przekazywania zadań drukowania, format PDF/X posiada inne udogodnienia, jak: podgląd pliku, lepszą kompresję (mniejsze pliki), obsługę kolorów dodatkowych, sposób identyfikacji stanu drukowania, dla którego został przygotowany plik i więcej. Jednak, tak jak w przypadku PDF/A, korzyści ze stosowania PDF/X są kompensowane niedostępnością, takich funkcji jak przezroczystość, szyfrowanie i kompresji JBIG2..

Standard PDF/X dzieli się na trzy kategorie:

• PDF/X-1a: Ten standard jest idealny dla wysyłających pliki i pragnących zachować pełną kontrolę nad ich wydrukiem. Obsługuje "wymianę w ciemno" i spełnia najczęściej stosowane wymagania w wielu częściach świata.
• PDF/X-3: Najważniejsza różnica między PDF/X-3 i PDF/X-1a jest fakt, że plik PDF/X-3 zawiera dane zarządzania kolorem. Oznacza to, że wszystkie narzędzia, które mogą odczytać PDF/X-3, powinny również być w stanie odczytać plik PDF/X-1a.
• PDF/X2: W przeciwieństwie do pierwszych dwóch formatów wymienionych powyżej, które są przeznaczone do "wymiany w ciemno", plik PDF/X 2 jest adresowana do wymiany wymagającej prowadzenia dialogu między nadawcą i odbiorcą. Jest to nadzbiór formatu PDF/X-3, który jest nadzbiorem formatu PDF/X.

Co to oznacza dla firmy...

Standard PDF/X ma zastosowanie w różnych branżach i firmach przemysłu poligraficznego. Jeżeli przyjmujesz pliki gotowe do drukowania, to musisz dokładnie upewnić się, jakie typy plików możesz zaakceptować (PDF/X-1a, PDF/X-3 lub PDF/X2). Bezpiecznie jest przeprowadzić aktualizację narzędzi PDF/X do najnowszej dostępnej wersji, ponieważ będzie można odczytać starsze pliki. Większość produktów, które obsługują podstawowy format PDF, będzie też obsługiwać pliki PDF/X. Upewnij się, że przed procesami potwierdzającymi, że cyfrowe pliki wymagane do procesu drukowania są obecne, aktualne, poprawnie sformatowane i wymaganego typu, wszelkie przychodzące pliki drukowania odpowiadają właściwej wersji PDF/X. Oraz, jeżeli jesteś drukarzem lub wydawca, upewnij się, że cały tok pracy jest zgodny z PDF/X. Jeżeli wysyłasz dane gotowe do drukowania wydawcy lub drukarzowi, rozważ starannie opcje dotyczące podzbiorów PDF/X, aby ustalić, który jest najlepszy dla Twojej pracy. Ostatecznie, PDF/X umożliwia wysyłanie cyfrowych plików, dających pełną gwarancję, że przejdą one przez proces przygotowawczy bez żadnych błędów lub modyfikacji.

Wkrótce... PDF/E i PDF/UA

PDF/E

PDF/E jest nadchodzącym standardem, który skupia się na przemyśle maszynowym. W szczególności dotyczy to niektórych nowszych funkcji PDF, które są wykorzystywane głównie przez środowisko inżynierów, takich jak poziom metadanych obiektu i modelowanie 3D.

PDF/UA

Skrót UA oznacza ułatwienie dostępu. Ten standard, jeszcze w fazie budowy, skupia się na zapewnieniu dostępu do PDF zgodnie z normami zawartymi w Art. 508. Standard PDF/UA zapewni możliwość korzystania z PDF osobom niewidomym lub niedowidzącym.

Aby uzyskać więcej informacji na temat Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej, odwiedź http://www.iso.org/iso/en/ISOOnline.frontpage